生産性向上で
人材難時代を生き抜く

週1回15分間の内省タイムがカギ

ムダを探すには、従業員が内省の時間を持つのが近道だと越川氏は話す。1週間に1回、15分で良いので、従業員が各自の1週間の仕事を振り返る。成果につながったのは何か、ムダだった作業は何かを考える時間を与える。
「何時間もかけて見栄えの良い資料を作ったが、会議で使われなかった」「長時間の会議に出席したが、結局何も決まらずに終わった」などが「ムダだった作業」にあたる。
「ムダな仕事はない」と考える人もいるだろう。しかし、実は省ける業務は意外に多い。越川氏がこれまで支援してきた企業で調査を行ったところ、何の成果も生まなかった時間が、労働時間全体の11％を占めていた。

ムダを見つけるには、従業員それぞれが年収を時給に換算してみるのも良い方法だ。中堅中小企業の正社員の平均時給は3000～4000円ほどだ。この時給をもらう人が、半分の時給の人でもできる作業をしたり、AIやIT機器の活用で簡単に処理できる作業に費やしたりするのはムダといえる。
例えば、建設現場で指揮を執るべき技術者が図面の印刷に2時間かけたとしたら、その時間はムダに該当する。

「社内に内省を定着させるには、何曜日の何時からと時間を決めて、一斉に振り返りをする。その時間はパソコンやスマホから離れるルールにしておこう」と、越川氏はアドバイスする。内省したら個人ごとに、もしくはチームや社内全体で共有し、ムダを省くように行動する。
越川氏の経験によると、最も効果があるのは金曜日の午後3時からの15分間だという。そのときの反省を基に、翌週の月曜日から行動を変える進め方が有効だ。

では、内省でどんなムダが浮かび上がったのか。
これまで関わってきた企業を対象に、時間を浪費する項目を調べたところ、ほとんどの企業で1位が社内会議、2位が資料作成、3位がメール処理だった。中でも社内会議には、稼働時間の実に約4割が費やされた。

図A：何に時間を使っているか

企業において収益を生むのは、顧客に対応する時間だ。ならばこれらの上位3つのムダを減らし、顧客対応に時間を割くほうが、タイムパフォーマンスの向上に直結する。

会議、資料作成のムダを省く

具体的に、ムダを省くにはどうすれば良いのか。まずは社内会議から見ていこう。

社内会議は下記の4つから始めよう。

• ①出席者を減らして小さくする
• ②時間を短縮する
• ③会議自体をなくす
• ④形式を変える

まずは「出席者を減らして小さくする」に注目したい。情報共有会議や決定会議、アイデア出し会議、朝礼などの教育・啓蒙会議にはそれぞれ適正な人数がある。その人数に出席者を絞る。
決定会議なら7人までが最適だ。ただし出席するのは意思決定者に限定しよう。オブザーバーが出席すると、気を遣いかえって決定が遅れる。

越川氏によると、オンライン会議の内職率、つまり顔を出しながら他の作業をする人は41％に上るという。「会議には全員参加」は前向きで聞こえは良いが、現実がこれでは意味がない。

図B：会議で最適な参加人数は？

画面を拡大してご覧下さい。

集まるのが目的化した定例会議や朝礼もある。アジェンダがないときは、思い切って会議の開催自体をやめたほうが良い。
やめられない会議は、60分の会議を45分に短縮する方法を越川氏は提案する。時間を意識して効率的に進行しようとする上、会議後に対話する時間が捻出され、副次的効果が得られるからだ。

この会議後の15分間が大切だ。この半端時間に、部下から上司に相談を持ちかけやすい雰囲気が醸成される。こういう場があると、ちょっとしたトラブルも早めに上司の耳に入る。越川氏によると、「45分会議を採用する企業は、従業員から相談が上がってくる頻度が45ポイント増える。業績が好調な中小企業ほど相談事が多い」

中小企業では、比較的、顔を突き合わせたリアル会議が多い。この習慣を変え、オンラインとリアルを組み合わせたハイブリッド方式にするのも良い。営業や現場担当は、外出先にいるからこそ生産性を上げられる。こうした職種の人が会議のためにわざわざ会社に出向くのは非効率だ。オンラインとリアルを臨機応変に選べるほうが合理的なのはいうまでもない。

会議の資料作成についても越川氏は言及する。1時間の経営会議のために現場が費やす準備時間は、中小企業では70時間に上るという。この時間を削減する効果は絶大だ。

社内会議の資料なら、派手な見せ方や凝った作り込みは不要、伝われば十分だ。「経営会議の資料は1枚だけ」と決める企業もある。意思決定に必要な情報が入っていれば良い。1枚でも十分だ。
グラフや表を数多く示したいときは、AIツールで作成する手もある。無料や月数千円程度のツールでも半自動的にスライドができ、大幅に時間を削減できる。

ビジネスには不可欠となったメールも、社内の連絡にはビジネスチャットが適する。
「中小企業は社内外の連絡でメールを使うケースが多い。メールの数が膨大となり、7割以上の企業で『メールを見ましたか？』とさらにメールが飛び交う。これこそムダな作業だ。ビジネスチャットなら既読機能もある」

中小企業経営者の中には、AIを敬遠する人もいるかもしれないが、食わず嫌いはもったいない。
例えばAI秘書システムを導入すると、スケジュール調整や簡単なメールの返信といった秘書業務はやってくれる。クラウドのマッチングシステムを使って、比較的時給が安い地方在住者にパートタイムで経費計算などの事務作業を委託する手もある。作業単位でアウトソースすれば、従業員は売り上げに直結する仕事に注力できる。